Aufbau eines IT-Vertragsmanagements
| Kunde | Esprit Europe GmbH |
| Branche | Konsumgüter |
| Größe | ca. 11.000 Mitarbeitende |
| Ergebnis | über 5 Mio. Euro Einsparungen pro Jahr |
Die Ausgangslage
Bei dem Konsumgüterhersteller fehlte es an Transparenz: Über 150 IT-Verträge lagen verteilt in unterschiedlichen Fachbereichen, Zuständigkeiten waren unklar und das vorhandene Vertragsmanagement-Tool wurde nicht konsequent gepflegt.
Die Folge: Unsicherheit über laufende Verpflichtungen, Vertragslaufzeiten und zukünftige Kosten. Budgetplanungen waren aufwendig, Einsparpotenziale blieben ungenutzt und strategische Entscheidungen konnten nur eingeschränkt auf Basis von belastbaren Daten getroffen werden.
Vorgehen & Lösungsansatz
Gemeinsam mit Einkauf, IT-Controlling und IT-Management habe ich zunächst ein klares Zielbild für ein professionelles IT-Vertragsmanagement entwickelt. Im Fokus standen vollständige Transparenz über alle aktiven Verträge, klare Verantwortlichkeiten und eine belastbare Grundlage für die Budget- und Lieferantensteuerung.
Dafür wurden sämtliche IT-Verträge systematisch identifiziert, erfasst und bewertet: Wird er noch benötigt? Ist er wirtschaftlich sinnvoll? Gibt es Bündelungs- oder Verhandlungsspielräume? Neben bestehenden Vertragsdaten flossen Kostenanalysen, Budgetinformationen sowie Lieferanten- und Systemdaten in die Analyse ein.
Ergänzend etablierten wir ein verbindliches Governance-Modell mit klar definierten Rollen zwischen IT und Einkauf. Das bestehende Vertragsmanagement-System wurde strukturiert aufgebaut und als zentrale Informationsquelle für Verträge, Laufzeiten und Budgets etabliert.
Das Ergebnis
Aus einer unübersichtlichen Vertragslandschaft entstand ein professionelles und proaktives IT-Vertragsmanagement mit klaren Prozessen und Verantwortlichkeiten.
Die erzielten Ergebnisse:
- Über 5 Mio. EUR Einsparungen pro Jahr
- Reduzierung der externen IT-Kosten um mehr als 10%
- Vollständige Transparenz über die IT-Vertragslandschaft
- Verlässliche Datenbasis für Budget- und Forecast-Prozesse
- Klare Verantwortlichkeiten zwischen IT und Einkauf
- Frühzeitige Identifikation von Verhandlungs-, Bündelungs- und Ausschreibungspotenzialen
Heute ermöglicht das IT-Vertragsmanagement eine vorausschauende Steuerung von Lieferanten und Verträgen. Statt auf einzelne Vertragsverlängerungen zu reagieren, können Optimierungsmaßnahmen frühzeitig geplant und strategisch umgesetzt werden.
Hast Du Fragen?
Viele Unternehmen kennen ihre tatsächlichen Vertragsverpflichtungen nur unzureichend – insbesondere im IT-Umfeld. Ich unterstütze Dich dabei, Transparenz zu schaffen, Kostenpotenziale zu identifizieren und ein nachhaltiges Vertragsmanagement zu etablieren, das Einkauf, IT und Finanzbereiche gleichermaßen entlastet.