Aufbau einer Einkaufsorganisation

Die Ausgangslage

Der indirekte Einkauf wurde bei Esprit über viele Jahre hinweg dezentral in den Fachbereichen gesteuert. Die Rolle des Einkaufs beschränkte sich dabei weitgehend auf operative Aufgaben wie Bestellungen und Rechnungsprüfung.

Gleichzeitig wuchs das Bewusstsein, dass erhebliche Potentiale ungenutzt blieben. Es fehlten Transparenz über Ausgaben und Lieferanten, einheitliche Prozesse sowie eine zentrale Steuerung der Beschaffung. Um Einsparungen zu realisieren und Compliance-Anforderungen besser zu erfüllen, sollte eine professionelle Einkaufsorganisation aufgebaut werden.

Vorgehen & Lösungsansatz

Zu Beginn wurden die bestehenden Ausgaben, Lieferantenstrukturen und Bedarfe systematisch analysiert. Auf dieser Basis entstand eine Warengruppenlogik, die erstmals eine strukturierte Steuerung des indirekten Einkaufs ermöglichte.

Anschließend wurde ein Zielbild für die zukünftige Einkaufsorganisation entwickelt. Dazu gehörten klare Rollen und Verantwortlichkeiten, die Trennung von strategischem und operativem Einkauf sowie die Definition der notwendigen Prozesse, Systeme und Steuerungsinstrumente.

Ergänzend wurde der Personalbedarf auf Grundlage von Branchen-Benchmarks ermittelt und ein konkreter Umsetzungsplan für den Aufbau der neuen Organisation erarbeitet.

Das Ergebnis

Das Ergebnis war eine professionelle Einkaufsorganisation mit klaren Rollen, Prozessen und Verantwortlichkeiten. Damit wurden die Voraussetzungen geschaffen, Beschaffungsaktivitäten zentral zu steuern, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Einsparpotentiale systematisch zu erschließen.

Warengruppenstrategien und konkrete Roadmaps gaben dem Team zudem eine klare Orientierung für die weitere Einwicklung der Einkaufsfunktion.